Generalmente todas las aplicaciones para PC's ("Desktops") operan de una manera aislada en muchas organizaciones, esto es, no existe un mecanismo directo para compartir información como lo serían documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones u otros datos tales como direcciones y correos electrónicos de contactos.

A pesar que existe el clásico método de compartir recursos vía red, este tipo de proceso no es del todo óptimo, ya que no ofrece funciones sofisticadas para control de acceso, cambio o seguridad.
 

El Groupware es una conjunto de aplicaciones que permite compartir información entre grupos de trabajo de manera distribuida, haciendo frente a la problemática antes descrita. Mediante Groupware es posible centralizar el punto de acceso para toda la información típicamente utilizada en PC's ("Desktops") y que ésta pueda ser accesada así como clasificada en base a los requerimientos de una organización o grupo de trabajo.

El Groupware suele contener alguno de los siguientes módulos :

• Administración de contactos : Permite guardar y organizar un sin numero de contactos empresariales y personales con teléfono, fax, dirección, correo electrónico, entre otras variantes más, incluyendo capacidad de búsqueda, categorización y desde luego acceso remoto.
  

• Calendario para grupos : Utilizado para organizar reuniones o eventos dentro de una organización. Es capaz de agregar notas, relacionar reuniones con contactos y proyectos, además de ofrecer detección de conflictos.

• Administración de actividades : Permite organizar las actividades de una persona, grupo o proyecto. Tambien permite organizar listas de actividades "Por hacer" en base a fecha de entrega, prioridad y otras variantes más.
  

• Cliente de correo electrónico : Ofrece un ambiente integral (basado en IMAP ) para la lectura de correos electrónicos. Ligado íntegramente a la administración de contactos global para evitar contratiempos al buscar correo electrónicos de contacto.
  

• Proyectos y documentos : Permite compartir documentos y archivos, localmente y remotamente en grupos o de manera privada por proyecto. Incluye relación de documentos hacia contactos de empleados o clientes, así como actividades de proyectos, siendo también capaz de archivar correo electrónico y documentos externos como faxes.